תזכורות לתורים בוואטסאפ: מה לשלוח לפני התור ואחריו

לפני התור: פרטים ברורים ובקשה אחת

הודעת תזכורת לא צריכה לחזור על כל המידע שיש בדף העסק. ציינו את שם הלקוח, שם העסק, מועד התור ואת הפעולה הרצויה. אם רוצים אישור הגעה, בקשו אישור במפורש. אם יש מידע חיוני להגעה, כמו כתובת או הנחיית כניסה, הוסיפו אותו בקצרה.

בחרו תזמון שמתאים לעסק ונותן ללקוח זמן להגיב. יום לפני התור הוא דוגמה לתזמון אפשרי, ולא כלל שמתאים לכל שירות. פגישה שנקבעת סמוך למועד שלה או שירות שמצריך הכנה יכולים לדרוש תזמון אחר.

חשוב שההודעה תשתמש בפרטי התור המעודכנים. כשמזיזים פגישה, בדקו שהמערכת ושאר התקשורת עם הלקוח מציגות את אותו מועד.

אישור הגעה הוא חלק מניהול היומן

תזכורת אומרת ללקוח שהמפגש מתקרב. אישור הגעה נותן לעסק מידע נוסף: הלקוח ראה והתכוון לאשר. אלו שתי פעולות שונות. גם אחרי אישור עשויים להיות שינויים, ולכן הוא עוזר להתכונן ואינו מבטיח הגעה.

בתורי אפשר לחבר בין הודעת התזכורת, אישור ההגעה והיומן. עברו על התורים שעדיין ממתינים לתגובה והחליטו מתי נכון לפנות באופן אישי. הימנעו משליחה חוזרת של אותה הודעה בלי לבדוק אם כבר התקבלה תשובה בשיחה אחרת.

לשגרת הבדיקה היומית אפשר להיעזר במדריך על ניהול יומן תורים לעסק. כך התזכורות משלימות את העבודה ביומן, ולא הופכות לרשימה נוספת שצריך לנהל בנפרד.

אחרי התור: אומרים תודה ומשאירים מקום לתשובה

אחרי הביקור אפשר לשלוח הודעה קצרה, נעימה ועניינית. לא חייבים להכניס אליה גם הצעה, גם בקשת דירוג וגם תזכורת לביקור הבא. הודעת תודה פשוטה יכולה לאפשר ללקוח להגיב ולהרגיש שיש מי שמקשיב.

אם הלקוח מעלה בעיה, התייחסו אליה לפני שממשיכים להודעה שיווקית נוספת. התזמון והנוסח צריכים להתאים לאופי השירות וליחסים עם הלקוחות. בתורי אפשר להגדיר הודעה אחרי התור ולרכז את הקשר כחלק מתהליך העבודה.

בהמשך: מזמינים לחזור לפי השירות והזמן שעבר

הודעת חזרה טובה מתייחסת לביקור הקודם ולשירות שהלקוח מכיר. במקום הודעה כללית לכל המאגר באותו יום, בחרו פרק זמן הגיוני לסוג השירות והשתמשו בשם הלקוח. חודש אחרי תספורת הוא דוגמה אפשרית; מרווח מתאים לאימון, שיעור או ייעוץ יכול להיות שונה.

בתורי אפשר להגדיר הזמנה אישית לחזור לפי הלקוח, השירות והזמן שעבר מהביקור. למחשבה על התזמון ועל מדידת החזרה קראו את המדריך לשימור לקוחות אחרי התור.

מתכננים הודעות כחלק מהשירות

לפני שמפעילים כמה סוגי הודעות, מיפו מה הלקוח יקבל לאורך הדרך. אם נשלחת תזכורת, אחריה תודה ובהמשך הזמנה לחזור, בדקו שאין חפיפה מיותרת. שליחת יותר הודעות אינה בהכרח שירות טוב יותר.

דוגמת תכנון בלבד: עסק שמקבל שמונה ביקורים ביום במשך 22 ימים בחודש מגיע ל־176 ביקורים. אם מתכננים שלוש הודעות עבור כל אחד מהם, מדובר ב־528 שליחות בדוגמה הזאת. בפועל הודעות החזרה עשויות להתייחס גם לביקורים מחודשים קודמים, והכמות תלויה בתזמון ובפעילות שלכם.

המסלול של תורי כולל 1,000 הודעות וואטסאפ בחודש. השליחה תלויה בחיבור, בהגדרות העסק ובמדיניות השירות. משתמשים בפרטי קשר ובהסכמות המתאימים לתקשורת עם הלקוחות, ומכבדים בקשות שלא לקבל הודעות. הפירוט על החבילה מופיע במחירון תורי.