מה צריך לבדוק במערכת תורים לעסק עם צוות?
בדקו שאפשר להתאים בין שירות, איש צוות וזמינות, ולמצוא את פרטי הלקוח והמפגש במקום אחד. נסו הזמנה ושינוי מועד אצל כמה נותני שירות, ובחנו בנפרד כל צורך בהרשאות, חדרים או מגבלות צוות. אל תניחו שכל מערכת כוללת את אותן האפשרויות.
ממפים את העבודה לפני שמגדירים את היומן
התחילו מרשימה קצרה: מי נותן אילו שירותים, באילו ימים ולכמה זמן. גם אם שני אנשי צוות מציעים אותו שירות, שעות הפעילות שלהם עשויות להיות שונות. הרשימה הזאת עוזרת להגדיר את היומן בצורה שתואמת את העסק, במקום לתקן כל תור אחרי ההזמנה.
אם חלק מהשירותים דורשים משאב משותף, כמו חדר או עמדה מסוימת, רשמו גם אותו. ניהול אנשי צוות אינו בהכרח ניהול משאבים, ולכן צריך לבדוק את הצורך הזה בנפרד. התחילו מהתרחישים שבהם אתם משתמשים בכל יום, ולא מהגדרות שאין להן שימוש ברור.
ארבע בדיקות שכדאי לבצע עם הצוות
| תרחיש | מה בודקים |
|---|---|
| שירות אצל שני עובדים | ההזמנה משויכת לנותן השירות הנכון ולזמינות שלו. |
| עובד ביום קצר | השעות הפנויות משקפות את יום העבודה שהוגדר. |
| שינוי מועד | מועד התור והמידע שנשלח ללקוח נשארים תואמים. |
| לקוח שחוזר | אפשר למצוא את פרטי הביקור הקודם וההערות הרלוונטיות. |
תנו לאיש צוות נוסף לבצע את הבדיקה בעצמו. כך תדעו אם אופן העבודה ברור גם למי שלא הגדיר את המערכת.
ההזמנה והתזכורת צריכות לדבר באותה שפה
הלקוח צריך לקבל מידע עקבי בדף העסק ובהודעת התזכורת: איזה שירות הוזמן, מתי הוא מתקיים ואיך מאשרים הגעה. אם שם השירות שונה בין המקומות, נוצרת שאלה שאפשר היה למנוע מראש. כדאי להסכים בצוות על שמות פשוטים לשירותים.
בתורי דף ההזמנות האישי, היומן והודעות הוואטסאפ הם חלק מאותו תהליך ניהול תורים. עסק עם צוות יכול לבחון בניסיון את השירותים והזמינות של אנשי הצוות, ואת ניהול הלקוחות והיסטוריית הביקורים. ראו גם תכנון דף הזמנות אישי.
מגדירים דרך עבודה משותפת, ומבררים צרכים מיוחדים
מעבר להגדרות המערכת, כדאי לקבוע מי מטפל בשינוי תור ומי מעדכן שירות או מחיר. כשהאחריות ברורה, קל יותר לשמור על מידע עקבי. התחילו בדרך עבודה פשוטה שכל הצוות מבין, והרחיבו אותה רק כשיש צורך.
אל תניחו שמספר משתמשים, הרשאות מפורטות, ניהול סניפים או חדרים כלולים ללא מגבלה רק משום שכתוב ניהול צוות. אם אלה דרישות חשובות לעסק, שאלו עליהן במפורש ובדקו אותן בתקופת הניסיון. בתורי ניהול לקוחות וצוות נכלל במסלול המוצג באתר; תנאים לצרכים מיוחדים יש לברר מול הצוות.
מתחילים עם תרחיש אחד שהצוות מכיר
במקום להעביר את כל היומן בבת אחת, בחרו שירות נפוץ ובדקו אותו עם כמה אנשי צוות. הגדירו את שעות הפעילות, שלחו קישור הזמנה ובדקו מה כל אחד רואה בתהליך. לאחר מכן הוסיפו שירות אחר באורך שונה ובחנו יום עמוס יותר.
בדקו גם את העבודה מהנייד ומהמחשב. מי שמקבל לקוחות צריך למצוא במהירות את התור הבא, ומי שמסדר את היום צריך לראות את הפרטים הרלוונטיים לתכנון. המדריך על ניהול תורים בנייד ובמחשב יכול לעזור בבדיקה.
תורי מציעה 14 ימי ניסיון בחינם. המסלול לאחר הניסיון הוא 150 ₪ לחודש + מע״מ, כולל 1,000 הודעות וואטסאפ בחודש.
שאלות נפוצות
האם אפשר לנהל כמה נותני שירות בתורי?
תורי כוללת ניהול לקוחות וצוות, שירותים וזמינות. כדאי לבדוק בניסיון את מבנה העבודה הספציפי של העסק ואת הצרכים של כל נותן שירות.
האם ניהול צוות אומר שכל ההרשאות כלולות?
לא בהכרח. אם צריך להפריד בין סוגי גישה, עובדים או סניפים, יש לברר אילו אפשרויות קיימות ולבדוק אותן בפועל לפני ההצטרפות.
מה ההבדל בין איש צוות לבין חדר?
איש צוות הוא נותן השירות. חדר או עמדה הם משאב שמשמש את העסק. מערכת שמנהלת צוות אינה בהכרח מנהלת גם זמינות של משאבים משותפים.
איך בודקים שהזמינות הוגדרה נכון?
מנסים לקבוע שירות אצל נותן השירות הרלוונטי, ביום רגיל וביום קצר, ובודקים שהשעות המוצעות תואמות לשעות הפעילות ולמשך השירות שהוגדרו.
האם ניהול צוות נכלל במחיר של תורי?
ניהול לקוחות וצוות נכלל במסלול המוצג באתר, ב־150 ₪ לחודש + מע״מ. דרישות מיוחדות ומגבלות שימוש, אם רלוונטיות לעסק, צריך לברר מראש.
